Zašto neposredno nadređeni menadžeri drže ključ uspješnog uvođenja promjene u tim?

U suvremenom poslovnom okruženju, promjene su svakodnevne, neizbježne i gotovo konstantna dimenzija organizacijskog života. Bez obzira na to radi li se o tehnološkim inovacijama, promjenama tržišnih uvjeta ili reorganizacijama, uspjeh svake promjene uvelike ovisi o načinu na koji se ona vodi – osobito na razini srednjeg menadžmenta. Upravo neposredno nadređeni menadžeri imaju ključnu ulogu u tome kako zaposlenici doživljavaju, prihvaćaju i sudjeluju u procesu promjene.

Povjerenje i utjecaj – temelji učinkovite promjene

Neposredno nadređeni menadžeri imaju ključne uloge u vođenju svojih zaposlenika kroz promjenu. Pri tome se ne misli (samo) na koordinaciju, već je riječ prvenstveno o utjecaju.

Utjecajni su jer im zaposlenici vjeruju, stoga je njihova pripremljenost za promjenu – osobna i profesionalna – kritična za uspješnu tranziciju. Njihova sposobnost da izgrade povjerenje, osiguraju podršku i budu prvi nositelji promjene čini razliku između otpora i angažmana. Uz pripremu za promjenu prije njenog uvođenja, potrebno je da kontinuirano razvijaju svoju sposobnost vođenja timova kroz promjene.

Ključne kompetencije menadžera u vođenju promjena

Osim vlastite pripreme za promjenu, menadžer mora i svoj tim (zaposlenike) ciljano tj. svjesno pripremiti za učinkovito vođenje kroz promjenu.

1. Učinkovita komunikacija o promjeni

Komunikacija nije samo prijenos informacija, već stvaranje razumijevanja i konteksta. Na neposredno nadređenim menadžerima je da osiguraju da zaposlenici razumiju svrhu promjene, njene implikacije te način na koji će utjecati na njihovu svakodnevicu. Transparentna, frekventna i dvosmjerna komunikacija je ključna, jer smanjuje nesigurnost i otpor.

  2. Coaching i individualna podrška zaposlenicima

Coaching pristup menadžerima omogućuje da prepoznaju različite reakcije na promjenu i individualno pristupe svakom zaposleniku. Cilj je da se povećaju kapaciteti svakog pojedinog zaposlenika kako bi se mogli samostalno i konstruktivno nositi s izazovima promjene.

3. Proaktivno upravljanje otporom

Otpor promjeni nije nužno negativan. On može biti izraz brige, straha ili nedostatka informacija. Iskusni menadžeri otpor ne suzbijaju, već analiziraju njegove uzroke i koriste kao podatak za prilagodbu komunikacije i pristupa. Pri tome se kao jako dobar i koristan alat pokazao The Prosci ADKAR Model kao okvir za upravljanje promjenama koji se fokusira na upravljanje promjenama na individualnoj razini.

4. Aktivno zagovaranje promjene vlastitim djelovanjem

Najveći utjecaj proizlazi iz dosljednosti između riječi i djela, stoga menadžeri trebaju biti modeli ponašanja koje žele vidjeti kod svojih zaposlenika. To podrazumijeva aktivnu participaciju, transparentnost i spremnost na prilagodbu, demonstraciju predanosti promjeni kroz vlastiti primjer i podršku promjeni svojim djelovanjem.

Praktične smjernice za pripremu menadžera na promjene

Neposredno nadređeni trebaju proći kroz vlastiti proces pripreme prije nego što uspješno povedu druge u promjenu. Taj proces uključuje:

• Samoprocjenu spremnosti na promjenu – refleksiju o vlastitim uvjerenjima, strahovima i razini spremnosti na specifične promjene.
• Aktivnu potragu za informacijama – traženje dodatnih pojašnjenja i informacija ako postoje nejasnoće o ciljevima i dinamici promjene.
• Otvoreni dijalog s nadređenima – izražavanje potencijalnih zabrinutosti i traženje podrške prije nego što iste iskrsnu u timu.
• Stjecanje kognitivne i emocionalne sigurnosti – osiguravanje vlastitog razumijevanja kako bi se moglo autentično djelovati i zagovarati promjenu.

Ključno je da su menadžeri dobro educirani kako bi:

a) znali koje su uobičajene reakcije na promjene kao što prikazuje slika 2
b) bili u stanju prepoznali ih kod svojih zaposlenika i
c) adekvatno upravljali njima.

8 koraka implementacije promjene

Prema jednom od najčešće spominjanih i citiranih autora na području upravljanja promjenama John P. Kotteru, profesoru s Harvarda i autoru mnogih knjiga o upravljanju promjenama u tvrtkama, sljedećih 8 koraka koje menadžeri trebaju poduzeti je ključno za uspješnu implementaciju promjene:

1. Stvoriti osjećaj hitnosti – kako bi se promjena zaista dogodila važno je da to cijela tvrtka želi.
2. Stvoriti predvodničku koaliciju – postaviti odgovarajuće ljude na pozicije koje traže emocionalnu posvećenost i koji imaju odgovarajuća znanja i vještine. To često zahtijeva snažno vodstvo i podršku ključnih ljudi u tvrtki.
3. Razviti viziju i strategiju – vizija predstavlja sliku u budućnosti te se koristi za ostvarivanje tri cilja: pojašnjava općeg smjera promjene, motivira zaposlenike na poduzimanje aktivnosti u pravom smjeru te pomaže u koordinaciji različitih ljudi na brz način.
4. Prenijeti viziju o promjeni –   komunicirati promjenu što jednostavnije, kroz različite kanale i načine komunikacije, uz učestalo ponavljanje, vođenje primjerom te poticanje dvosmjerne komunikacije.
5. Osnažiti zaposlenike za djelovanje – uz odgovarajuću obuku, uklanjajući prepreke, pokušavajući ih predvidjeti i ukloniti, prepoznavati trud i postignuća zaposlenika.
6. Ostvarivanje kratkoročnih uspjeha – jer ništa ne motivira ljude više od osjećaja postizanja uspjeha. Bitno je da ljudi u nekom kraćem vremenu mogu osjetiti barem neke vidljive rezultate.
7. Konsolidacija postignutog i uvođenje nove promjene – potrebno je osigurati ustrajnost promjene, naglasiti postignuća, osnažiti proces novim projektima.
8. Ukorijeniti nove pristupe u kulturi – kako bi promjena zaista zaživjela treba postati dio organizacijske kulture da se osigura da se postepeno ne vrati staro stanje.

Da rezimiramo…

Promjena započinje iznutra. Uspjeh organizacijskih promjena uvelike ovisi o kvaliteti srednjeg menadžmenta, jer oni nisu samo operativni posrednici, već i lideri promjene koji svojim djelovanjem, komunikacijom i pristupom oblikuju iskustvo promjene za svoje timove.

Kao što je Kotter naveo (1996), “transformacijsko vođenje počinje s osobnim angažmanom”. Upravo tu se krije ključ za otpornije, prilagodljivije i produktivnije organizacije.

Zanima vas kako menadžeri mogu efikasnije voditi tim kroz promjene?