Što je onboarding i zašto je ključan za brendiranje poslodavca

U današnje vrijeme sveopćeg nedostatka kvalitetnih zaposlenika, a dodatno i ulaskom Gen-Z na tržište rada – digitalne generacije koja „živi“ i informira se na društvenim mrežama – strukturirani onboarding proces može biti ključan za stvaranje prvog dojma koji oblikuje lojalnost, zadovoljstvo i produktivnost novih zaposlenika. Time postaje temelj snažnog brendiranja poslodavca i dugoročnog angažmana i privlačenja najkvalitetnijih zaposlenika.

Brendiranje poslodavca ne počinje marketinškim kampanjama – ono započinje prvim radnim danom novog zaposlenika u tvrtki, pa čak i nekoliko tjedana prije toga. Nažalost, mnoge tvrtke još uvijek zanemaruju važnost sistematiziranog onboardinga i prvog dojma koji ostavljaju na nove zaposlenike, pa prepuštaju taj proces improvizaciji.

Posljedice nisu beznačajne – nesistematičan onboarding može značajno narušiti percepciju tvrtke tj. brend poslodavca, povećati fluktuaciju i smanjiti angažman zaposlenika već u ranoj fazi radnog odnosa. A uz samo malo truda, vremena i sistematičnosti može se kreirati učinkoviti onboarding plan koji čini razliku – smanjuje fluktuaciju zaposlenika i daje brži ROI  novih zaposlenika. S druge strane, loš onboarding plan i proces može uništiti godine truda u izgradnji imidža tvrtke u samo nekoliko dana.

Što je onboarding i zašto nam je važan

Onboarding je važan element strategije tvrtke i ima ključnu ulogu u brendiranju poslodavaca. Definira se kao skup aktivnosti koje imaju za cilj olakšati prijelaz novog zaposlenika u tvrtku, sve kako bi im početak karijere kod novog poslodavca bio što ugodniji i dojmljiviji. Dobro strukturiran onboarding zaposlenika omogućuje novu razinu profesionalne integracije i zadržavanja talenata,

Dobro osmišljen onboarding proces:

• povećava zadovoljstvo zaposlenika,
• povećava njihovu produktivnost,
• smanjuje fluktuaciju radne snage,
• jača osjećaj pripadnosti i poistovjećivanje s tvrtkom.

Važan je za stjecanje prvog dojma novih zaposlenika o poslodavcu i kasnije predanosti tvrtki te je za nove zaposlenike najjednostavniji način za dobivanje dodane vrijednosti od novog poslodavca.

Strukturirani pristup onboarding procesu kroz 4 koraka

Uspješan onboarding proces temelji se na jasno definiranim fazama, zadacima i odgovornostima različitih dionika – od HR odjela, neposrednih menadžera i mentora do zaposlenika. Obično ga možemo podijeliti u 4 faze tj. koraka kao što je prikazano na slici:

Slika: 4 koraka onboarding procesa

1. Priprema administrativnih i zahtjeva sustava potrebnih novom zaposleniku za učinkovit početak u tvrtki, nabavka potrebne opreme za rad i sl. Dobra praksa uključuje i slanje pisma dobrodošlice te osnovnih informacija unaprijed (npr. onboarding paket, video poruka CEO-a i sl.). Ova faza započinje cca 4 tjedna prije prvog radnog dana.
2. Prvi radni dan zaposlenika u tvrtki koji uključuje i tzv. „onboarding dan” za organizirano predstavljanje, upoznavanje s timom, prikaz vrijednosti i kulture tvrtke i sl. U većim sustavima, onboarding dan može biti dio višemjesečnog programa i organizira se unutar 3–6 mjeseci za veći broj zaposlenika (ovisno o učestalosti zapošljavanja).
3. Probni period i dubinsko osposobljavanje zaposlenika varira ovisno o složenosti radnog mjesta i definira se od slučaja do slučaja. Uključuje edukaciju, mentoriranje, postavljanje ciljeva i kontinuirano davanje povratne informacije zaposleniku.
4. Završetak probnog perioda, završni sastanak i povratna informacija uz mogućnost prepoznavanja potreba za dodatnim razvojem.

Uloge i odgovornosti u onboarding procesu

Uspješan onboarding nije isključiva odgovornost HR-a. Njegova kvaliteta ovisi o suradnji svih razina i odjela unutar tvrtke:

• HR odjel – dizajnira proces, koordinira, osigurava alate
• Neposredni menadžer – zadužen je za operativnu provedbu i evaluaciju
• Mentori / coachevi – pružaju podršku i prenose kulture tvrtke
• Zaposlenik – aktivno sudjeluje i pruža povratne informacije.

Onboarding priručnici, kontrolne liste i druga dokumentacija koja opisuje cjelokupni proces uvođenja novog zaposlenika u tvrtku služe u svrhu podrške svim dionicima uključenima u uvođenje zaposlenika u posao s osnovnim informacijama i alatima za dugoročno zadržavanje kvalitetnih zaposlenika u tvrtki i njihov osobni razvoj.

Studije pokazuju da do 20% novih zaposlenika napušta tvrtku unutar prvih 45 dana ako onboarding nije bio odgovarajući (SHRM, 2020), dok s druge strane tvrtke s visokokvalitetnim onboarding procesima bilježe i do 82% veću stopu zadržavanja zaposlenika (Glassdoor, 2019).

Usprkos ovim jasnim pokazateljima, prema nedavnoj Gallup studiji, samo 12% zaposlenika je odgovorilo da se u potpunosti slaže da je njihova tvrtka odradila odličan posao u uključivanju novih zaposlenika na novo radno mjesto.

Zaključak i preporuke

Brendiranje poslodavca počinje unutar tvrtke. Onboarding je jedan od rijetkih procesa koji istovremeno ima operativnu, kulturološku i reputacijsku vrijednost i kao takav, mora biti sustavno promišljen, podržan potrebnim resursima i dosljedno proveden.

Novi zaposlenici već prvog dana odlučuju hoće li u tvrtki ostati dugoročno ili će početi tražiti prilike drugdje. Hoćete li riskirati gubitak talenata ili ćete im pružiti onboarding iskustvo koje će ih zadržati i inspirirati? To prije svega ovisi isključivo o vama.